Online und virtuelle Eigentümerversammlung: Ein umfassender Leitfaden

Was genau sind online bzw. virtuelle Eigentümerversammlungen?

Die Worte „online“ und „virtuell“ werden in der aktuellen Debatte als Synonym verwendet. Gemeint sind Eigentümerversammlungen, bei denen es keine Präsenzteilnehmer gibt. Bei dieser Versammlungsform nehmen alle Teilnehmer online teil. Das bedeutet, sowohl Eigentümer als auch die Hausverwaltung greifen auf Computer, Smartphones oder Tablets zurück, um von verschiedenen Standorten aus an der Eigentümerversammlung teilzunehmen. 

Wie laufen virtuelle Eigentümerversammlungen ab?

Eigentümer erhalten wie gewohnt eine Einladung für die Eigentümerversammlung. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Einladung Anmeldeinformationen für die Online-Teilnahme an der WEG-Versammlung enthält. Diese werden automatisch von der Software generiert und durch die Hausverwaltung mit einem Klick versendet. Am Tag der Versammlung startet die Hausverwaltung dann die Versammlung und die Eigentümer melden sich, wie in der Anmeldung beschrieben, an. Im Falle von Vulcavo sind das für den Eigentümer lediglich 2 Klicks. Dafür ist keine Installation, kein Download und auch keine Registrierung notwendig. 

Danach findet die WEG-Versammlung wie gewohnt statt, nur online. Über die Videokonferenz wird sich ausgetauscht und wenn es zur Abstimmung kommt, kann per Klick die entsprechende Stimme eingetragen werden. Vollmachten, Miteigentumsanteile und Einheiten sowie alle weiteren relevanten Daten sind dabei immer voll berücksichtigt.

Wie ist die Gesetzeslage um online und virtuelle Eigentümerversammlungen?

Am 3. Juli 2024 hat der Rechtsausschuss des Bundestags eine Beschlussempfehlung ausgesprochen. Am darauffolgenden 4. Juli 2024 folgte dann auch der Beschluss im Bundestag. Das Gesetz hat am 27.09.2024 den Bundesrat passiert und und wurde am 16.10.2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Das Gesetz ist seit dem 17.10.2024 in Kraft.

„(1a) Die Wohnungseigentümer können mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen beschließen, dass die Versammlung innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfindet oder stattfinden kann (virtuelle Wohnungseigentümerversammlung). Die virtuelle Wohnungseigentümerversammlung muss hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.“

Dem § 48 wird folgender Absatz 6 angefügt: „(6) Fassen die Wohnungseigentümer vor dem 1. Januar 2028 einen Beschluss nach § 23 Absatz 1a, ist bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Wohnungseigentümer hierauf nicht durch einstimmigen Beschluss verzichten. Ein Verstoß gegen diese Pflicht führt nicht zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der in einer virtuellen Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse.“  (Quelle: Bundestag)

Unterschied von online Eigentümerversammlungen zu hybriden und digitalen ETVs

Hybride Eigentümerversammlungen sind bereits seit der WEG-Reform 2020 zulässig. Bei hybriden Eigentümerversammlungen werden Präsenz- und Onlineteilnahme zusammengebracht. Das bedeutet, es wird wie gewohnt eine Präsenzveranstaltung durchgeführt. Eigentümer haben jedoch die Möglichkeit, an der Veranstaltung online teilzunehmen.
 
Digitale Eigentümerversammlungen hingegen beziehen sich nicht auf die Versammlungsform selbst, also Präsenz, hybrid oder virtuell, sondern auf die Frage „wie“ werden die Versammlungen durchgeführt. In einer digitalen Eigentümerversammlung wird die Organisation und der Ablauf der Versammlung digital und mit einer spezialisierten Software durchgeführt. So werden auch Präsenzversammlungen effizient digitalisiert, bei denen die Hausverwaltung die Software nutzt, um die Eigentümerversammlung abzuhalten. Auch Eigentümer können vor Ort, digital oder per Gerät abstimmen. Hierzu werden Smartphones, Laptops oder Tablet zum digitalen Stimmzettel.
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Chancen und Herausforderungen der virtuellen Eigentümerversammlungen

Wie bei jeder großen Veränderung gibt es sowohl Chancen und als auch Herausforderungen. Dies trifft auch auf die online Eigentümerversammlungen zu. Wer sich hier rechtzeitig vorbereitet, informiert und richtig aufstellt, bringt sich dabei in die optimale Position, die Veränderungen für sich zu nutzen und sich von den Veränderungen nicht überraschen zu lassen.

Herausforderungen der virtuellen Eigentümerversammlungen

Technik für die Teilnahme an einer Online-Versammlung

Die erste Herausforderung für Eigentümer, wie Hausverwaltungen, ist, die technische Basis zu schaffen, um an einer Onlineversammlung teilnehmen zu können. Die gute Nachricht: die benötigte Ausstattung ist heutzutage die absolute Basisausstattung. Es wird lediglich ein internetfähiges Gerät und Internet benötigt. Ein Smartphone, ein Tablet oder ein Laptop erfüllen bereits alle notwendigen Kriterien.

Weiterhin wird maximal eine Kamera und ein Mikrofon benötigt, um sich mit den anderen Teilnehmern der Eigentümerversammlung zu verständigen. In vielen Geräten, insbesondere bei Tablets, Smartphones sowie Laptops sind diese jedoch in den meisten Fällen bereits integriert.

Diese Geräte sollten in den allermeisten Haushalten, spätestens seit Corona, bereits vorhanden sein. Alternativ gibt es eine Vielzahl an Anbietern, die eine solche Technik auch auf Tagesbasis vermieten. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Cafés und Räumen, die man stunden- oder tageweise mieten kann.

Software für virtuelle Eigentümerversammlungen

Neben den passenden Geräten, wird für eine erfolgreiche, virtuelle Versammlung eine entsprechende Software benötigt. Hierfür gibt es spezialisierte Lösungen, wie Vulcavo, die speziell auf die Anforderungen virtueller und online Eigentümerversammlungen maßgeschneidert wurden.

Für die Hausverwaltung bedeutet dies, dass Versammlungsplanung, Erstellung der Tagesordnung, Einladung, Vollmachtenverwaltung, Abstimmung, Auswertung und Protokollierung, an einem Ort gesammelt in der Software stattfinden, wo die Arbeitsschritte ganz oder teilweise automatisiert werden. Das spart viel Zeit ein und bringt einige Vorteile mit sich, die im nächsten Abschnitt „Chancen“ nachzulesen sind.

Für Eigentümer sieht die Lösung deutlich einfacher aus. Es gibt eine Videokonferenz, über die sich ausgetauscht wird und die Möglichkeit per Klick in der Software abzustimmen.

Profitipp: Achten Sie bei der Wahl der Software darauf, dass die Videokonferenzlösung und die Abstimmung auf Eigentümerseite unbedingt in einem Fenster stattfindet. Denn nur so wird vermieden, dass zwischen mehreren Fenstern hin und her gewechselt werden muss, was gerade für ältere Teilnehmer eine Herausforderung wäre. Generell gibt es zu beachten, dass die Software leicht zu bedienen sein sollte. Lassen Sie sich außerdem vom Anbieter bestätigen, dass die Softwarelösung DSGVO-Konform ist. Denn gerade bei Videokonferenz-Anbietern, wie beispielsweise Microsoft-Teams, Zoom etc., gibt es einiges zu beachten und die Lösungen sich erstmal von Haus aus nicht DSGVO-Konform.

Die Komponente Mensch und die virtuellen Eigentümerversammlungen

Schon im alten Rom wurde per Handzeichen abgestimmt. Das heißt, Versammlungen finden seit mehreren tausend Jahren auf die gleiche Art und Weise statt. Diesen Zustand von jetzt auf gleich zu revolutionieren, bringt große Veränderungen mit sich. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass nicht alle Eigentümer und Hausverwalter der virtuellen Eigentümerversammlung positiv gesinnt sind. Veränderungen erfordern immer Mut, da sie immer mit einem Risiko verbunden sind und werden daher instinktiv eher vermieden. Es ging doch bisher auch, warum etwas verändern?

Es sind andere Zeiten. Veränderung kann nicht aufgehalten werden. Auf einem Vortrag des VDIV drückte es ein Redner passend aus: „Entweder Sie gehen mit der Zeit oder Sie gehen, mit der Zeit.“

Die Lösung: Information und Aufklärung, um Ängste zu nehmen. Mit Informationsmaterial und Erklärvideos kann Eigentümern sowie Verwaltern aufgezeigt werden, wie einfach die zunächst große Veränderung schlussendlich doch umzusetzen ist. Am Ende gilt aber der Grundsatz: „Probieren über studieren“. Zehntausende Eigentümer haben schon online an hybriden Versammlungen teilgenommen - und es hat einwandfrei funktioniert. 

Chancen der online und virtuellen Eigentümerversammlungen

Dass die Chancen der online Eigentümerversammlung deutlich überwiegen, ist der Grund dafür, dass der Verband VDIV sich intensiv für das Thema einsetzt und sich auch die Bundesregierung mit dem Thema befasst. 

Ortsunabhängige Teilnahme

Durch die Online-Teilnahme gewinnen Eigentümer und Hausverwalter an Flexibilität. Denn alle Eigentümer der WEG sowie auch der Verwalter können nun selbst entscheiden, von wo sie an der Versammlung teilnehmen möchten. Eine Teilnahme aus dem Büro, aus dem Homeoffice, aus dem Urlaub oder auch bei Krankheit ist problemlos möglich und stellt nur einige der neuen Möglichkeiten dar. 

Das bringt vor allem Eigentümern mit einem vollen Terminkalender zahlreiche Vorteile. Durch die ortsunabhängige Teilnahme können Eigentümer den Ort so wählen, dass es am besten zu ihrer Planung passt. Auch Anfahrten entfallen auf diese Art vollständig. 

Schnellere Beschlüsse bei online Versammlungen

Durch die ortsunabhängige Online-Teilnahme können Versammlung einfacher und schneller geplant und Beschlüsse schneller gefasst werden. Dies ist notwendig, da die Anforderungen an Hausverwaltungen und WEGs immer höher werden. Zeitgleich werden Ressourcen und Handwerker immer knapper und teurer. Geschwindigkeit wird dadurch immer mehr zum Schlüssel.

Frühere & kürzere virtuelle Versammlungen

Durch die entfallende Anfahrt können Eigentümerversammlung deutlich früher stattfinden als bisher. Bei der Verwendung spezialisierter Software findet außerdem die Abstimmung und Ergebnisberechnung in Sekunden statt. Dies eliminiert Wartezeiten. Auch die Heimreise nach der Versammlung entfällt.

In der Praxis können auf diese Weise auch zunehmend Eigentümerversammlungen beispielsweise in der Mittagspausen-Zeit stattfinden, da die Teilnehmer virtuell teilnehmen können. 

Mehr Moderation & weniger Chaos

Dass es bei Eigentümerversammlungen auch schon einmal hitzig werden kann, ist bekannt. Bei der online Teilnahme gibt es jetzt eine bedeutende Veränderung. Durch die Videokonferenz ist es möglich, Teilnehmern das Wort zu erteilen und zu entziehen. Das heißt, die Hausverwaltung kann die Versammlung sauber moderieren, das Wort erteilen und entziehen und auf diese Weise dafür sorgen, dass alle Eigentümer sich strukturiert äußern können. Das führt zu weniger Durcheinander, weniger Streits und kürzere Versammlungen.

Beispiele aus der Praxis:

Hausverwaltungen, die bereits Erfahrung mit der Online-Teilnahme in hybriden Eigentümerversammlungen gesammelt haben, berichten von erhöhten Teilnehmerquoten in den Eigentümerversammlungen. Das ist vor allem positiv, da die neuen Teilnehmer oft keine Streithähne sind, denn die kommen – wie Sie wissen - in jedem Fall.

Lesen Sie dazu den Praxisbericht der Hausverwalter der Südhausbau: Zum Bericht

Wieder andere Hausverwaltungen nutzen die Videokonferenz, um Gutachter kostengünstiger und einfacher zur Versammlung zuzuschalten, statt diese anreisen zu lassen, oder schalten bei einer kniffligen Rückfrage einen Sachbearbeiter aus dem Büro, nur für eine spezielle Frage, zu.

Wie effizient Hausverwaltungen so arbeiten können, demonstriert ein Kunde, der gleich sieben Eigentümerversammlungen an einem Freitag alleine bewältigt.

Warum spezialisierte Software und nicht einfach Zoom?

Neben dem Datenschutz-Thema hat spezialisierte Software wesentliche Vorteile gegenüber der reinen Videokonferenz: Automatisierung. Man stelle sich vor, in Zoom heben 54 Eigentümer zeitgleich die Hand. Die Bilder springen gelegentlich und Sie zählen die Fenster, die nicht einmal auf einen Blick angezeigt werden können. Das ist nicht praktikabel. Oder die Abstimmung wird in den Chat geschrieben. Mit jeder Nachricht springen Nachrichten, Personen können doppelt in den Chat schreiben - auch nicht praktikabel, aber vor allem wird keine Zeit gespart, im Gegenteil.

Spezialisierte Software, wie unsere Lösung Vulcavo, bündelt alle Prozesse an einem Ort, um diese dann teilweise oder ganz zu automatisieren. So können über die Vorbereitung, die Durchführung bis zur Nachbereitung 5 Stunden eingespart werden - pro Eigentümerversammlung. Sollte Sie interessieren, welche Funktionen eine solche Software im Detail beinhaltet und warum Sie nie wieder ein Protokoll schreiben müssen, finden Sie hier:
Funktionsübersicht.

Was kosten online WEG-Versammlungen?

Die Kostenbetrachtung einer online Eigentümerversammlung im Vergleich zu einer Präsenzversammlung bestehen aus zwei Komponenten:

1.    Ersparnissen 
2.    Ausgaben für Software

Ersparnisse

Da kein Versammlungsraum mehr benötigt wird, entfallen Ausgaben, wie die Saalmiete sowie die damit verbundene Arbeitszeit für die Buchung, komplett.

Außerdem sparen sich Eigentümer, wie Hausverwalter Zeit und Kosten, der Anfahrt. Diese werden oft übersehen, summieren sich aber schnell hoch. Hier eine beispielhafte Rechnung:

 
Obendrein entfällt Wartezeit während der Versammlung und die Eigentümerversammlungen selbst werden verkürzt. Für die Hausverwaltung geht es zudem um die Ersparnis wertvoller Arbeitsstunden, vor allem in der Vor- und Nachbereitung, die durch Digitalisierung und Automatisierung in der Software eingespart werden können.

Ausgaben für Software

Vulcavo ist bereits für einen Cent-Betrag, pro Einheit, pro Monat verfügbar. Die Kosten hierfür kann die Hausverwaltung auf Ihre Eigentümer umlegen. Aus der Saalmiete der Präsenzversammlung wird sozusagen die „digitale Saalmiete“, mit dem bedeutenden Vorteil, dass alleine die Zeit und Kostenersparnis der An-/Abreise, die Kosten abdecken, neben allen anderen Vorteilen.

Fazit: Online & virtuelle WEG-Versammlungen

Online und virtuelle Eigentümerversammlungen bieten viele Chancen, um Zeit und Kosten einzusparen, Flexibilität zu gewinnen und schneller zu beschließen, was im Sinne der Wohnungseigentümergemeinschaft ist. Die Entscheidung wird am Ende der WEG obliegen, für sich das richtige Format zu finden: Präsenz, hybrid oder online.

Unabhängig davon, macht der Schritt für Hausverwaltungen, hin zu digitalen Versammlungen stets Sinn, um Arbeitszeit einzusparen und Mitarbeiter zu entlasten.

Unsere Empfehlung: Schauen Sie sich eine Software an und bekommen Sie ein Gefühl für die dort enthaltenen Möglichkeiten und Funktionen. Wir von Vulcavo haben es uns auf die Fahne geschrieben über digitale Eigentümerversammlungen zu informieren und bieten Hausverwaltungen deshalb einen kostenlosen Termin, um einen tiefen Blick in unsere Software zu werfen und alle Fragen zu stellen, die Sie beschäftigen.

Ihren kostenlosen Termin können Sie hier terminieren: Kostenloser Termin